К нам обратилось крупное предприятие ТЭК. Новым сотрудникам производства предстояло пройти программу для адаптации из восьми заданий. За выполнение начислялись баллы: набрав 70, человек мог выбрать мерч или доступ к обучающему курсу. Отдел подбора хотел сопровождать участников без постоянных ручных напоминаний.

Программа охватывала 500 сотрудников. На старте обсуждали три мессенджера, но устройство бота зависело прежде всего от других вопросов: как узнать сотрудника, не потерять его прогресс после смены канала и не начислить баллы дважды.

При входе в бота человек нажимает «Отправить контакт». Мессенджер передает номер, система сверяет его с кадровой выгрузкой и открывает нужный сценарий. Если такого номера в базе нет, то формируется заявка для предоставления доступа. Ввести произвольный номер в поле нельзя; отдельный корпоративный пароль сотруднику тоже не нужен.

Кадровые данные предприятие передавало файлами, без API. Такой файл нельзя просто загрузить поверх базы: в нем встречаются дубли, пустые поля, незнакомые подразделения и изменившиеся статусы сотрудников.

Система сначала проверяет файл и сравнивает его с текущими данными. Затем администратор видит, что именно изменится: например, 12 новых сотрудников, три уволенных и пять записей с расхождениями. Это пример сводки, а не результат конкретной загрузки. После подтверждения изменения попадают в базу; при ошибке загрузка откатывается. Если отправить тот же файл повторно, копии сотрудников не появятся.

Для Telegram, MAX и других каналов предусмотрены отдельные адаптеры. Они передают системе события в одном формате: кто нажал кнопку, какое действие выполнил и чем оно закончилось. При подключении нового мессенджера не приходится заново собирать сценарий адаптации.

Прогресс сотрудника хранится в базе данных. Мессенджер и кеш не определяют, какое задание он уже прошел. Если бот придется пересоздать, сотрудник сможет продолжить свой маршрут.

Задания проверяются по-разному. Результат теста по регламентам система оценивает сразу. После «Охоты за артефактами» сотрудник присылает фото, и его смотрит администратор. Баллы за это задание начисляются после проверки.

В журнале сохраняется основание начисления: задание, время и имя ответственного за проверку данных. Само нажатие кнопки или отправка фотографии еще не означает, что задание выполнено правильно.

В профиле сотрудника можно было бы хранить только итоговый баланс. Но тогда трудно разобраться, откуда взялись баллы и как исправили ошибку. Мы сохраняли каждое начисление, списание, корректировку и возврат отдельной записью. Ошибочное начисление отменяется встречной операцией; исходная запись остается в журнале.

Когда сотрудник набирает 70 баллов, система отмечает прохождение программы и уведомляет отдел подбора. Сотрудник выбирает награду. При выдаче система проверяет баланс, резервирует приз и списывает баллы в одной транзакции.

Пятьсот сотрудников и несколько десятков одновременных диалогов не требовали Kubernetes и набора микросервисов. Основу составили PostgreSQL, адаптеры каналов, фоновые очереди, проверяемый импорт и журнал операций с баллами.

Первые одну-две недели команда согласовывала со службой информационной безопасности обработку данных и формат выгрузки из 1С:ЗУП. Потом собрала базовый сценарий: сотрудник входит, система находит его в кадровых данных и ведет по программе. Дополнительные каналы и игровые механики можно было подключать позже, когда сам HR-процесс перестанет меняться каждую неделю.

Админ-панель для HR — единое рабочее место для всего цикла онбординга. С рабочей панели вы сразу видите, что требует внимания: новые заявки на доступ к боту, обращения без ответа и задачи в работе.

Здесь же вы ведете реестр сотрудников с импортом из 1С, подключаете людей к боту в Telegram и MAX и наполняете базу знаний: статьи справочника, служебные контакты и темы, из которых бот отвечает новичкам.

Отдельный блок — вовлеченность. Вы назначаете сотрудникам задания по адаптации с баллами, выдаете награды и ведете журнал начислений. Запускаете именные и анонимные опросы: eNPS, пульс-опросы, опросы адаптации и отслеживаете результаты.

Учетные записи, права доступа и журнал аудита всех действий держат под контролем, кто и что менял. Весь онбординг, от первого дня до итогов адаптации, вы ведете из одной панели.