или заполните форму
РАЗРАБОТКА
Как сдавать проекты в срок: тайминг, задачи и диаграмма Ганта
Максим Жуков
Сооснователь ecommerce-агентства KISLOROD
В одной из прошлых статей мы рассказывали о проектном управлении с точки зрения производства: как мы считали время, автоматизировали управление командой и оптимизировали процессы. Статью можно почитать на Хабре.
Теперь хотим подробнее разобрать, как мы планируем сроки и задачи в проектах для клиентов. Сфокусируемся на работе менеджера, его коммуникации с клиентом и важности точного планирования. Это не про личную эффективность, а про то, как сдавать сложные проекты в срок — без авралов и убытков.
Содержание
- Зачем нужен тайминг и где тут риски
- Как мы работаем с проектами и зачем здесь диаграмма Ганта
- Зачем нужна декомпозиция
- Какие задачи нужно декомпозировать и как это делать правильно
- Какие методы мы используем для декомпозиции
- Пример декомпозиции: разработка интернет-магазина
- Диаграмма Ганта — что это такое и зачем она нужна
- Как используем диаграмму Ганта
- Что дает диаграмма Ганта бизнесу
Зачем нужен тайминг и где тут риски
В цифровых проектах время выхода продукта на рынок (Time to Market) — один из ключевых показателей. Продукт может быть отличным по цене и качеству, но если он не выйдет в срок, бизнес теряет деньги. Любая задержка — это упущенная прибыль, незапущенные маркетинговые активности, потеря лояльности клиента и прямые убытки.
Чаще всего сроки сдвигаются из-за недооценки объема и сложности задач. В результате проект выходит за рамки бюджета, заказчик недоволен, а компания работает в минус.
Чтобы этого избежать, перед стартом проекта мы оцениваем фронт работ, ресурсы и сроки, формируем подробную смету и план, обсуждаем все с клиентом до начала работ. Так появляются прозрачность, понимание взаимных ожиданий и доверие.
Как мы работаем с проектами и зачем здесь диаграмма Ганта
В проектах по разработке интернет-магазина или внедрению IT‑решения мы используем диаграмму Ганта как инструмент планирования и контроля. Она помогает аккаунт-менеджеру видеть структуру задач, следить за сроками и синхронизироваться с командой и клиентом.
Вот что мы делаем после того, как клиент подписал договор и мы получили вводные данные от заказчика:
- В GanttPRO создаем проект: выбираем шаблон или задаем структуру — в зависимости от специфики задачи. В компании заранее созданы шаблоны типовых проектов. Их можно редактировать под конкретную задачу. Если ни один из шаблонов не подходит — создаем структуру проекта с нуля.
- Заполняем этапы и задачи, ориентируясь на предварительную смету. Максимально детализируем задачи — до 20 часов на одну.
- Проверяем и корректируем связи между задачами, чтобы они отражали логику выполнения — параллельно, последовательно и т.д.
- Добавляем вехи — контрольные точки: предоплаты, подписи, готовность контента, доступы и прочее.
- Настраиваем производственный календарь и указываем рабочее время.
- Открываем доступ клиенту к диаграмме Ганта и договариваемся об актуализации, обычно раз в 3–5 рабочих дней.
- Актуализируем диаграмму по ходу проекта, фиксируем обновления комментариями и прикладываем скриншоты.
Перед запуском в продакшн и первым созвоном с клиентом диаграмма должна быть заполнена, проверена и понятна. Это основа для обсуждения планов и фиксации ожиданий.
Зачем нужна декомпозиция
Одна из частых причин срыва сроков в digital — недооценка работ по объему и содержанию. В большой и сложной задаче легко потеряться и упустить из виду, что-то важное. Чтобы не возникало вдруг неучтенных нюансов, мы разбиваем каждую большую задачу на конкретные, измеримые и понятные по объему более мелкие задачи. В этом и есть польза от декомпозиции для соблюдения сроков.
Мы используем декомпозицию не только в больших проектах со сметой, но и в техподдержке. В технической поддержке и доработке уже запущенных проектов мы часто работаем по модели T&M (Time and Materials). Это значит, что заказчик оплачивает фактически затраченное время, без фиксированной сметы и сроков. Такой подход удобен, когда задачи трудно точно оценить заранее или когда требования часто меняются.
Но даже в T&M-проектах важно управлять сроками и бюджетом. Клиент хочет понимать, сколько займет работа и во сколько она примерно обойдется. Если предварительная оценка окажется в 1,5–2 раза ниже реального объема — это обязательно вызовет недовольство. Чтобы избежать этого, мы тоже используем декомпозицию: разбиваем задачи на понятные и ограниченные по времени этапы.
В наших проектах мы используем декомпозицию:
- на этапе подготовки сметы, чтобы рассчитать трудозатраты и цену;
- при запуске диаграммы Ганта, чтобы составить реальный план работ;
- в процессе выполнения, чтобы отслеживать прогресс по частям, а не ждать конца большого этапа.
Когда декомпозиция сделана правильно — непредвиденных сложностей и недооцененных работ становится гораздо меньше. Если же задача слишком крупная и непонятно, с чего начать — это сигнал: ее нужно разбить ещё.
Какие задачи нужно декомпозировать и как это делать правильно
В декомпозиции нет жестких правил — важно одно: разбивать сложное на понятные, выполнимые части. Но есть несколько принципов, которые помогут понять какие задачи нужно декомпозировать, а какие нет:
- Каждая подзадача должна быть логически изолирована от остальных. При декомпозиции должны получиться четко сформулированные задачи, не пересекающиеся друг с другом. Каждая подзадача должна нести в себе какой-то свой смысл, свою частичку большой задачи, которой нет в других подзадачах.
- Задачу на подзадачи нужно разбивать, следуя иерархической структуре. Каждая подзадача должна подчиняться задаче верхнего уровня, а та — задаче уровнем ещё выше, и т.д..
- Суммарный результат выполнения подзадач должен быть равен результату задачи более высокого уровня.. То есть, если все подзадачи выполнены, головная задача тоже должна быть готова.
- Конечные задачи должны быть максимально упрощены. В идеале нужно делить проект или цель на задачи, которые уже невозможно разделить.
- При декомпозиции не должно получиться большого количества слишком мелких задач, поскольку это усложняет контроль и управление.
- Результат выполнения одной небольшой задачи должен нести небольшие изменения.
- Задачи с оценкой трудозатрат свыше 20 часов декомпозируем обязательно, а задачи с оценкой меньше 6 часов стараемся не дробить. Этот принцип задает определенный стандарт в компании, на который могут ориентироваться сотрудники, чтобы быстро сориентироваться, надо ли декомпозировать задачу. Цифры, которые мы приняли в своей компании актуальны именно для нас. Определяя эти ограничения, мы исходили из того, что у нас один исполнитель чаще всего работает над одним проектом около 4 часов в день, максимум 6. Таким образом задача до 6 часов - это задача, которую вероятнее всего исполнитель сможет сделать за 1 день, а задача свыше 20 часов - это задача, которая не будет сделана и за неделю. В другой компании эти ограничения могут быть совершенно другими.
Кто отвечает за декомпозицию
- аккаунт-менеджер (у нас он же и менеджер проекта) собирает вводные и помогает заказчику описать задачу.
- аналитик или тимлид уточняет детали, разбивает сложную задачу на части, если это необходимо.
- исполнители уточняют детали в процессе, если появляются новые вводные.
- аккаунт-менеджер контролирует сроки и при необходимости инициирует пересмотр декомпозиции.
Такой подход помогает избежать ситуаций, когда задача непонятна и оценена некорректно.
Какие методы мы используем для декомпозиции
Прежде чем приступать к декомпозиции сложной задачи, необходимо четко понимать суть задачи и ожидаемый конечный результат. Нужно выявить по максимуму все требования к задаче, и выбрать способ решения, если их несколько. Методов декомпозиции существует огромное множество. Использовать можно разные, в зависимости от задачи. Можно комбинировать несколько методов для декомпозиции одной достаточно крупной задачи. Вот несколько методов, которые мы наиболее часто используем в своей работе:
1. По сценариям использования
Один и тот же пользователь может действовать по-разному. Например, он может сразу купить товар, сравнить его с другими, отложить в избранное или подписаться на уведомление. Каждый такой сценарий — отдельная задача.
2. От простого к сложному
Сначала делаем базу, например, отображение баннера, а потом добавляем логику, интерактив, анимации и т. п. Такой подход помогает быстро показать результат, а остальное — добавить позже.
3. По ролям
Если в проекте есть разные типы пользователей — например, аноним, зарегистрированный, оператор кол-центра, и каждый из них использует один функционал, но по разному, то делим задачи по ролям пользователей. Отображение для каждого пользователя, функции для каждой роли — это всё отдельные блоки задач.
4. По действиям с объектом (Операции CRUD)
Задачи делятся по операциям Create, Read, Update и Delete. Каждое действие можно выделить в отдельную задачу. Например, задача по оформлению заказа делится на четыре более мелкие: создание заказа, его просмотр, редактирование и удаление.
5. По производительности
Когда задача «тяжелая», но ее надо сдать быстро, выносим сначала базовый функционал. Например: реализовать фильтр товаров как есть, а затем — улучшить скорость, логику сортировки и т. п.
6. По командам.
Если проект включает дизайн, верстку, разработку и тексты — задача дробится по компетенциям. Верстка — верстальщику, код — разработчику, текст — копирайтеру. Например, если нам нужно сделать новый функциональный блок для главной страницы, то первым делом мы разбиваем эту задачу на 3 подзадачи: Разработать макеты блока; Сверстать блок; Интегрировать верстку.
7. Статические, затем динамические
Если какой-то функционал подразумевает работу с динамическими данными, но для MVP допустимо задать статические данные в коде, так как они не так часто меняются, то сначала делаем статику, а следующей задачей докручиваем логику и подключаем динамические данные.
Пример декомпозиции: разработка интернет-магазина
Чтобы проект не превратился в хаос, мы заранее делим его на ключевые этапы. Это не просто структура — каждый этап потом декомпозируется на конкретные задачи с понятными сроками, ответственными и результатом.
Вот как выглядит базовый производственный процесс:
Каждый этап разбивается на задачи. Именно их мы фиксируем в диаграмме Ганта и уточняем по мере работы. Такой подход помогает не потеряться в деталях и видеть проект целиком, не упуская нюансов.
Диаграмма Ганта — что это такое и зачем она нужна
Диаграмма Ганта — это инструмент управления проектами, который используется для визуализации графика выполнения задач и сроков проекта. Она представляет собой горизонтальную шкалу времени с полосами, каждая из которых соответствует отдельной задаче или этапу проекта. По этой диаграмме удобно отслеживать длительность, последовательность и пересечения задач, контролировать прогресс и управлять загрузкой команды.
Какие задачи решает диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта помогает управлять проектом на всех этапах — от планирования до контроля исполнения. Она особенно полезна в командной работе, где важно учитывать сроки, зависимости между задачами и прозрачность для всех участников. Вот какие задачи она решает:
- Визуализация дорожной карты проекта — список задач накладывается на таймлайн, что позволяет видеть структуру и последовательность этапов.
- Планирование и отслеживание процессов — на диаграмме видно, кто и когда должен передать результат задачи, чтобы проект двигался вперёд. Учитываются как параллельные, так и последовательные процессы.
- Контроль сроков и прозрачность прогресса — менеджер следит за дедлайнами и может в любой момент показать руководителю или клиенту актуальное состояние дел: что выполнено, что в процессе, где есть задержки. Это помогает вовремя получать обратную связь и при необходимости вносить корректировки.
Как создается диаграмма Ганта
Чтобы диаграмма действительно помогала в управлении проектом, ее важно грамотно построить. Процесс создания включает несколько шагов:
- Декомпозиция проекта — разбиваем проект на этапы, задачи и подзадачи.
- Оценка трудозатрат и составление сметы — прикидываем ресурсы, бюджет и длительность работ.
- Определение сроков — устанавливаем длительность проекта, этапов и отдельных задач.
- Настройка зависимостей — указываем, какие задачи должны завершиться до начала следующих.
- Установка вех (контрольных точек) — фиксируем ключевые точки контроля и принятия решений.
- Назначение ответственных — закрепляем исполнителей за конкретными задачами.
- Поддержание актуальности — регулярно обновляем данные, чтобы диаграмма отражала реальное состояние проекта.
Каждая горизонтальная полоса на диаграмме — это отдельная задача или этап. Все задачи складываются в общую картину проекта.
Задачи могут быть:
- последовательными — следующая начинается только после завершения предыдущей;
- параллельными — выполняются одновременно разными командами.
Такой подход помогает видеть критический путь проекта и управлять ресурсами: понимать, где возможны задержки, и какие задачи можно делать одновременно для экономии времени.
Вехи в диаграмме Ганта
Веха — это контрольная точка проекта. Она не занимает времени, но обозначает важный момент: завершение этапа, сдачу результата или точку принятия решения.
Вехи помогают:
- отследить ход проекта на ключевых этапах;
- синхронизировать работу между командами;
- зафиксировать точку, от которой начинается новая задача или группа задач.
Обычно веха стоит на границе двух задач и отображается как вертикальная черта или значок на временной шкале. Вехи удобно использовать для презентации прогресса клиенту или руководству.
Зависимости между задачами
Зависимости показывают, в каком порядке должны выполняться задачи и как одна влияет на другую. Это важный инструмент управления проектом: он помогает избежать задержек, учесть логическую последовательность и настроить тайминг с учетом всех взаимосвязей.
В диаграмме Ганта зависимости между задачами отображаются в виде стрелок. Они показывают, какая задача не может начаться, пока не завершится другая, или какие задачи можно выполнять параллельно.
Как установить зависимость:
- наведите курсор на задачу в диаграмме Ганта — появятся кружки на концах полосы;
- соедините задачи, протянув линию от одного кружка к другому;
- тип зависимости можно изменить в настройках задачи или в поле «Предшественник».
Грамотно настроенные зависимости упрощают контроль за сроками и позволяют быстрее увидеть риски на ранних этапах.
Типы зависимостей между задачами
В диаграмме Ганта можно установить разные логические связи между задачами — в зависимости от того, как они должны выполняться. Вот основные типы:
1. Окончание — начало (Finish to Start)
Задача B не может начаться, пока не завершится задача A. Например, сначала нужно сверстать макет (A), а потом протестировать его (B).
2. Начало — окончание (Start to Finish)
Задача B не может завершиться, пока не начнётся задача A. Например, старая версия сервиса (B) отключается только после запуска новой версии (A).
3. Начало — начало (Start to Start)
Задачи A и B должны начаться одновременно или одна сразу после другой.
Например, запуск фронтенда и бэкенда может начаться в один день.
Например, запуск фронтенда и бэкенда может начаться в один день.
4. Окончание — окончание (Finish to Finish)
Задачи должны завершиться одновременно. Задача B не может завершиться раньше, чем задача A. Например, финал разработки и одновременное закрытие QA-тестирования.
Такие зависимости помогают правильно выстроить логику выполнения задач и заранее увидеть, где возможны задержки.
Как избежать ошибок при работе с диаграммой Ганта
Чтобы диаграмма работала на проект, а не наоборот, важно соблюдать базовые принципы планирования:
- декомпозируйте задачи;
- планируйте работы и определяйте зависимости;
- расставляйте приоритеты;
- распределяйте ресурсы;
- регулярно обновляйте диаграмму, чтобы она отражала текущее состояние проекта;
- поддерживайте коммуникации внутри команды — сообщайте об изменениях и собирайте обратную связь;
- предоставляйте клиенту актуальную информацию и учитывайте его замечания.
Как используем диаграмму Ганта
Мы создаем и ведем диаграммы Ганта в специализированном сервисе GanttPRO. Он позволяет наглядно управлять проектом: планировать задачи, выставлять зависимости и отслеживать прогресс.
Процесс выглядит так:
1. Создание проекта. Указываем название, дату начала, единицу планирования. Шаблон при необходимости можно выбрать. Если проект максимально нестандартный, то можем начать с пустого проекта.
2. Планирование задач. Создаем этапы и задачи с привязкой к датам. Например, этап «Разработка ТЗ» может включать аналитику, создание прототипа и согласование финальной версии. Если задача большая, декомпозируем ее согласно регламенту: до оценки в 6–20 часов или по видам деятельности.
3. Проверка связей. После добавления или удаления задач проверяем зависимости между ними. Связи отображаются на диаграмме в виде стрелок. Важно сохранить логическую структуру проекта.
4. Корректировка этапов. Уточняем структуру: убираем лишние этапы, добавляем недостающие, соблюдаем при этом иерархию. При необходимости устанавливаем вехи — ключевые контрольные точки проекта.
5. Устанавливаем производственные параметры проекта. Перед началом планирования задаем актуальный производственный календарь: учитываем праздники, выходные и продолжительность рабочего дня. Это необходимо для корректного расчета сроков.
6. Обозначаем критический путь. Определяем последовательность задач, от которой напрямую зависит срок завершения проекта. Эти задачи нельзя сдвигать без изменения дедлайна всего проекта. Обычно это ключевые этапы, связанные друг с другом зависимостями.
7. Открываем доступ клиенту. После базовой настройки открываем доступ к диаграмме Ганта для клиента и отправляем публичную ссылку. Это дает возможность заказчику прозрачно отслеживать ход проекта и корректировать задачи по мере необходимости.
8. Вносим задачи и этапы. Добавляем на диаграмму задачи текущего этапа. Далее поэтапно декомпозируем все блоки проекта и последовательно выносим задачи на диаграмму, соблюдая зависимости между ними.
Что дает диаграмма Ганта бизнесу
Использование диаграммы Ганта помогает не только менеджерам, но и всей команде:
1. Проекты становятся предсказуемыми по срокам и ресурсам.
Благодаря планированию и зависимости между задачами проще оценить реальные трудозатраты и распределить нагрузку внутри команды.
Благодаря планированию и зависимости между задачами проще оценить реальные трудозатраты и распределить нагрузку внутри команды.
2. Продуманная декомпозиция помогает заранее выявить слабые места.
Мы разбиваем крупные блоки на конкретные задачи с понятным результатом. Это позволяет точнее рассчитать смету, видеть узкие места, управлять ожиданиями клиента и выстраивать процесс без «плавающих» задач.
Мы разбиваем крупные блоки на конкретные задачи с понятным результатом. Это позволяет точнее рассчитать смету, видеть узкие места, управлять ожиданиями клиента и выстраивать процесс без «плавающих» задач.
3. Клиенты видят прозрачную картину и вовлекаются в процесс.
Открытый доступ к диаграмме дает возможность отслеживать прогресс, участвовать в обсуждении задач и согласовывать приоритеты. Это снижает количество недопониманий и лишних правок.
Открытый доступ к диаграмме дает возможность отслеживать прогресс, участвовать в обсуждении задач и согласовывать приоритеты. Это снижает количество недопониманий и лишних правок.
4. Ошибки и задержки выявляются раньше — и устраняются быстрее.
Если задача задерживается или влияет на другие, это сразу видно на диаграмме. Аккаунт-менеджер может оперативно подключить ресурсы или пересобрать приоритеты.
Если задача задерживается или влияет на другие, это сразу видно на диаграмме. Аккаунт-менеджер может оперативно подключить ресурсы или пересобрать приоритеты.
5. Команда понимает общий план и свою роль в нем.
Каждый участник проекта видит, где его зона ответственности, какие задачи зависят от него и какие сроки критичны.
Каждый участник проекта видит, где его зона ответственности, какие задачи зависят от него и какие сроки критичны.
6. Повышается управляемость проекта.
Диаграмма фиксирует не только план, но и текущую реальность. Менеджер отслеживает прогресс, обновляет информацию, добавляет вехи и фиксирует отклонения.
Диаграмма фиксирует не только план, но и текущую реальность. Менеджер отслеживает прогресс, обновляет информацию, добавляет вехи и фиксирует отклонения.
7. Становится проще согласовывать и реализовывать проект — шаг за шагом, без потерь в качестве и времени.
Это особенно важно в проектах с высокой нагрузкой, сложной интеграцией и несколькими командами.
Это особенно важно в проектах с высокой нагрузкой, сложной интеграцией и несколькими командами.
Диаграмма Ганта и правильная декомпозиция превращают проект из набора разрозненных задач в прозрачную систему. Команда двигается по понятному маршруту, клиент видит, как развивается продукт, а менеджер держит в фокусе ключевые точки. Такой подход помогает доводить проекты до результата — в срок, в рамках бюджета и с комфортом для всех участников процесса.
Получайте полезный контент от KISLOROD в любом из мессенджеров
При переходе в одну из указанных социальных сетей вы автоматически даете согласие на обработку персональных данных и согласие на получение рекламной рассылки. Подробнее об обработке данных в Политике конфиденциальности.
Рекомендованные статьи
Скачайте 17 точек роста и 100 + чекеров для роста конверсии и прибыли интернет-магазина
При переходе в одну из указанных социальных сетей вы автоматически даете согласие на обработку персональных данных и согласие на получение рекламной рассылки. Подробнее об обработке данных в Политике конфиденциальности.
Мы проанализировали ведущие интернет-магазины, результаты исследований, свой опыт и собрали важные моменты в одно руководство. Делаем e-commerce лучше, поэтому не только пользуемся сами, но и делимся с вами.
Выберите удобный мессенджер и получите чек-лист прямо сейчас:
