При работе с цифровыми продуктами можно действовать наугад, ожидая получить хороший результат, и, как правило, это прямой путь к потере времени, денег и мотивации сотрудников. Но есть другой путь — стратегический и осознанный, когда программный продукт сразу встраивается в бизнес-логику компании.
Для этого необходимо пройти все этапы цикла производства, один из которых — это предпроектное обследование.
Предпроектное обследование, ППО — это комплекс работ для изучения текущего состояния проекта, бизнес-процессов предприятия и целей будущего проекта.
Как следует из названия, ППО проводится до запуска проекта и дает возможность руководителям и будущим исполнителям ясно и полно понять свои задачи и цели. То есть достичь взаимопонимания еще до начала работ, а не в процессе.
ППО — это целый комплекс работ, который включает в себя сбор сведений, необходимых для подготовки к проекту, разработки рекомендаций и предложений по архитектуре будущей информационной системы. На основе ППО составляются ориентировочный план-график работ и определяется бюджет проекта.
Предпроектное обследование используется на сложных проектах, когда цена ошибки слишком высока: при запуске или крупном обновлении программного продукта, а также при реализации сложной интеграции. Несмотря на то что ППО проводится еще до запуска непосредственных работ по проекту — это полноценный этап.
Что получает заказчик
ППО позволяет ответить на важные вопросы:
Для чего создается проект?
Какие проблемы решит?
Какие выгоды принесет его запуск?
Какие технические, материальные и трудовые ресурсы понадобятся для реализации?
После проведения предпроектного обследования у заказчика будут:
1. Документ Vision (видение проекта)
Позволяет познакомить с сутью проекта любое заинтересованное лицо.
Дает общее представление о функциональных и бизнес-целях, которые поставлены перед продуктом.
2. Бэклог проекта
Описывает перечень функций, интерфейсов и возможностей проекта с делением их по ролям и системам.
Определяет приоритет запуска разработки каждой из перечисленных функций.
Цели предпроектного обследования
Основная цель — минимизировать риски некорректной оценки проекта, описать требования и ограничения.
Недооценка подрядчиком сложности реализации и стоимости проекта может привести к негативным последствиям.
Архитектура и код реализуются самым простым путем для подрядчика, но становятся пагубными для всего проекта в будущем. То есть подрядчик решает задачу на коротком отрезке легким способом с максимальной выгодой для себя, но заказчик рискует потерять возможности для развития.
Увеличение сроков реализации и потеря стратегических преимуществ перед конкурентами. То есть затягивание срока выхода на рынок — Time to Market, может привести к тому, что в момент запуска проект уже морально и визуально устареет.
Высокая вероятность разработки «в стол» и заморозки проекта. Это следствие двух предыдущих рисков, то есть запуск проекта станет нецелесообразным, а все ресурсы окажутся потраченными впустую.
Менее критичные, но также негативные риски:
Использование программных решений, которые будет сложно масштабировать при развитии проекта. То есть теоретически проект можно будет развивать, но количество сложностей и затраты ресурсов превысят возможные выгоды для заказчика.
Увеличение стоимости поддержки и развития системы. Из-за мнимой экономии на этапах проектирования и разработки, стоимость поддержки и развития ресурса станет значительно затратнее.
Вот признаки, которые говорят о том, что у проекта есть потенциальные сложности в реализации:
Проект, функционал или интеграция нетиповые.
У специалистов на стороне клиента не хватает компетенций, чтобы описать требования и ограничения по задачам.
Подрядчик задает вопросы, на которые у заказчика нет ответов.
Оценка проекта сильно разнится у разных подрядчиков.
Сложно собрать и систематизировать требования со всех бизнес-заказчиков.
Чтобы устранить риски и запустить полнофункциональный проект в срок, необходимо оценить скоуп проекта.
Скоуп проекта
Scope, скоуп проекта — объем работы, который необходим для успешного создания продукта. Включает в себя план, цели, задачи и критерии оценки эффективности.
По сути, это содержание проекта, которое позволит оценить необходимые ресурсы и предусмотреть возможные риски. Задача создания скоупа — помочь команде составить план действий, разбить его на этапы, рассчитать ресурсы и затраты, отследить изменения и проконтролировать качество выполняемой работы.
Корректное исполнение скоупа проекта — результат ППО. Если перед началом проекта не проводилось обследование, скоуп редко бывает корректным, так как ни одна из сторон не обладает полным пониманием объемов и задач.
Для оценки скоупа проекта проводятся:
Сбор бизнес-требований.
Определение функциональных и нефункциональных требований.
Составление плана-графика работ с указанием этапов, задач и сроков.
Расчет предварительной сметы на основе суммирования трудозатрат специалистов.
Этапы проведения предпроектного обследования
В рамках проведения ППО исследователи отвечают на вопросы:
Что получит заказчик в результате реализации проекта?
Как работают процессы бизнеса в компании?
Почему заказчику стоит запустить цифровой продукт?
Каковы будут структура, функционал и скоуп проекта?
Чего ожидает заказчик от запуска проекта?
Для сбора информации используются различные методы, самые распространенные — непосредственное интервьюирование стейкхолдеров и опросы сотрудников компании.
Кто проводит ППО
Для выполнения предпроектного обследования может быть привлечен широкий спектр специалистов:
Аккаунт-менеджер — организует процессы и коммуникации.
Системный аналитик — проводит интервью и формализует требования в документе общего видения проекта.
UX-дизайнер — готовит дизайн-концепцию.
Тимлид — проводит ресерч, привлекается аналитиком для определения функциональных требований на уровне архитектуры/связи архитектуры и технических ограничений.
Веб-аналитик — анализирует данные систем веб-аналитики.
Продуктовый дизайнер — проводит исследования аудитории.
Тестировщик — описывает тест-кейсы в рамках ограничений.
Состав команды зависит от целей и глубины проработки ППО.
Оценка сроков на предпроектную аналитику зависит от типа проекта и конкретной отрасли. Если проект уже существует и мы имеем опыт в исследуемой области, то команда и сроки минимальные. А если мы погружаемся в новый проект в незнакомой области, то сроки и затраты ресурсов растут.
Ниже — примерные сроки, которые требуются для предпроектного исследования.
Существующий проект
Знакомая нам область;Незнакомая нам область
20–40 часов;60–80 часов
2 недели;3–4 недели
1 сотрудник;1 сотрудник
Новый проект
Знакомая нам область;Незнакомая нам область
80–160 часов;160–320 часов
3–4 недели;1 месяц
1 сотрудник;1,2 и более сотрудника
В рамках исследования создается несколько типов документов предпроектного обследования:
Документ Vision — общее видение проекта.
Бэклог — предварительная оценка задач и приоритизация.
План-график работ — сроки выполнения задач.
Предварительная смета — оценка затрат на реализацию проекта.
Vision
Это краткое описание сути будущего продукта. Здесь описывается, что из себя представляет продукт, с которым придется работать, цели его создания, потребители и возможности будущей системы.
Примерная структура документа:
Цели и задачи проекта.
Схемы бизнес-процессов и их описание — от того, что есть сейчас, до состояния, к которому нужно прийти.
Реестр функциональных требований.
Описание ролей пользователей системы.
Ограничения системы.
Описание Use Case — диаграммы вариантов использования системы.
Описание предметной области.
Требования к интерфейсу пользователя — UI.
Описания взаимодействий между компонентами системы и внешними системами.
Бэклог проекта
Это перечень всех функций, возможностей и интерфейсов, которые заказчик хочет видеть в проекте. Он определяет приоритет запуска разработки каждой из перечисленных функций.
При этом функционал декомпозируется по ролям и системам, то есть указывается, какую конкретно роль и задачу должна выполнять каждая функция.
По сути, бэклог — это список будущих функций, каждую из которых можно считать отдельной крупной задачей. Такой список позволяет подробно оценить трудозатраты всем участникам производственного процесса.
Мы описываем перечень всех возможностей, функций, фичей и интерфейсов, которые заказчик хочет видеть в проекте. Такой список нужен для подробной оценки каждой функции всеми участниками производственного процесса: аналитиками, UX/UI-дизайнерами, разработчиками разных специализаций, тестировщиками, менеджерами.
Для оценки удобно использовать табличную форму, где в первой колонке указывается раздел сайта или фича, а во второй — функция, в зависимости от роли.
Например:
пользователь — П;
бизнес-пользователь — БП;
администратор — А;
система — С.
Фича;Роль;Функция;Приоритет
Новостная лента;П;Просмотр ленты новостей;1
Новостная лента;БП (контент-менеджер);Управление содержимым новостей и параметрами новостной ленты;1
Новостная лента;А;Управление шаблонами новостей;1
Новостная лента;С;Интеграция с хранилищем фотографий по существующему API;1
Бэклог формируется в «Google Таблицах», чтобы была возможность фильтровать по ролям и приоритету.
Подобная декомпозиция используется не только для оценки ресурсов, но также может быть использована как основа для сборки Use Case для конечного пользователя
Смета — оценка затрат времени и бюджета для реализации элементов проекта.
В смете будут отражены:
сроки проекта;
стоимость каждого этапа и общая цена;
состав команды, которая необходима для реализации проекта;
спецификация работ, которые предусмотрены в рамках проекта.
В чем польза предпроектного обследования (ППО)
Для заказчика
Когда у заказчика на руках есть отчет с предпроектным обследованием, он получает объективную оценку текущего состояния проекта, на которую уже можно опираться при работе с подрядчиком, в том числе для его последующего контроля.
ППО для заказчика — это прежде всего структурированные требования к продукту и понимание оценочной стоимости работ, этапов и сроков. Клиент понимает объемы проекта, структуру продукта, состав MVP и перспективы его развития.
И уже здесь можно принимать обоснованное решение о том, чтобы продолжить работать с текущим подрядчиком, выставить проект на новый тендер или отказаться от сотрудничества.
Для исполнителя
Основная ценность для подрядчика — это лучшее понимание проекта, как со стороны необходимых затрат труда и ресурсов, так и с точки зрения задач. Проект перестает быть абстрактным, исполнитель видит перспективу — для чего нужна каждая функция в системе и какую роль она должна выполнять.
Понимание сроков и очередности реализации задач, состава команд и их целей, позволит улучшить взаимопонимание и планирование ресурсов. В моменты пиковых нагрузок исполнитель сможет заблаговременно подключить дополнительные ресурсы, чтобы избежать срыва сроков.
Это особенно важно, если на проекте работает несколько команд, например, продуктовая команда со стороны заказчика и привлеченная команда узконаправленных специалистов.
Декомпозиция решает важнейшую задачу — определение приоритетов задач и сроки их исполнения.
Для продукта и проекта
ППО значительно снижает риски провала, неисполнения обязательств или срыва сроков. Проект делится на конкретные этапы, которыми проще управлять, а результаты легче отследить.
Обследование проекта одновременно избавляет участников от излишнего оптимизма, а с другой стороны, защищает от незапланированных затрат ресурсов.
Стоит ли уделять ППО такое внимание
Мы всегда включаем предпроектное обследование в производственный цикл в том или ином виде, потому что работаем с большими и сложными проектами, многоуровневой архитектурой и нестандартными интеграциями.
ППО дает возможность:
Снять неопределенность и получить формализацию процессов «как есть».
Сопоставить функциональные требования реальным бизнес-процессам и оценить степень их соответствия.
Сформировать единый реестр требований к проекту с возможностью их ранжирования и выделения MVP (если необходимо).
Обеспечить последующую трассировку функциональных требований на все артефакты и результаты процесса разработки проекта.
Уточнить бюджет и сроки реализации проекта.
Улучшить планирование ресурсов.
Выявить потенциальные риски для всех участников проекта.
В сухом остатке ППО это:
Лучшее понимание проекта любым подрядчиком.
Более точная оценка сроков, бюджетов и трудозатрат.
Снижение рисков при реализации и уменьшение количества ошибок.
Бэклог функционала с предварительной оценкой и приоритизацией.
В итоге предпроектное обследование — это кратная экономия времени при разработке, поскольку позволяет правильно понять задачу бизнеса, а значит, и успешно достичь ее.
Получайте полезный контент от KISLOROD в любой из мессенджеров
При переходе в одну из указанных социальных сетей, вы автоматически соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Спасибо, что дочитали до конца.
Если информация была полезна, поделитесь статьёй. Вам не сложно, нам приятно ;)
Скачайте 17 точек роста и 100 + чекеров для роста конверсии и прибыли интернет-магазина
При переходе в одну из указанных социальных сетей, вы автоматически соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Мы проанализировали ведущие интернет-магазины, результаты исследований, свой опыт и собрали важные моменты в одно руководство. Делаем e-commerce лучше, поэтому не только пользуемся сами, но и делимся с вами.
Выберите удобный мессенджер и получите чек-лист прямо сейчас: