АНАЛИТИКА

Кому нужно предпроектное обследование (ППО) и в чем его ценность

Максим Жуков
Сооснователь ecommerce-агентства KISLOROD
Максим Жуков
При работе с цифровыми продуктами можно действовать наугад, ожидая получить хороший результат, и, как правило, это прямой путь к потере времени, денег и мотивации сотрудников. Но есть другой путь — стратегический и осознанный, когда программный продукт сразу встраивается в бизнес-логику компании.
Для этого необходимо пройти все этапы цикла производства, один из которых — это предпроектное обследование.

Что такое предпроектное обследование

Предпроектное обследование, ППО — это комплекс работ для изучения текущего состояния проекта, бизнес-процессов предприятия и целей будущего проекта.
Как следует из названия, ППО проводится до запуска проекта и дает возможность руководителям и будущим исполнителям ясно и полно понять свои задачи и цели. То есть достичь взаимопонимания еще до начала работ, а не в процессе.
ППО — это целый комплекс работ, который включает в себя сбор сведений, необходимых для подготовки к проекту, разработки рекомендаций и предложений по архитектуре будущей информационной системы. На основе ППО составляются ориентировочный план-график работ и определяется бюджет проекта.
Предпроектное обследование используется на сложных проектах, когда цена ошибки слишком высока: при запуске или крупном обновлении программного продукта, а также при реализации сложной интеграции. Несмотря на то что ППО проводится еще до запуска непосредственных работ по проекту — это полноценный этап.
Отчет «Аудитория — Поведение — Новые и вернувшиеся» в Google Analytics

Что получает заказчик

ППО позволяет ответить на важные вопросы:
  • Для чего создается проект?
  • Какие проблемы решит?
  • Какие выгоды принесет его запуск?
  • Какие технические, материальные и трудовые ресурсы понадобятся для реализации?
После проведения предпроектного обследования у заказчика будут:
1. Документ Vision (видение проекта)
  • Позволяет познакомить с сутью проекта любое заинтересованное лицо.
  • Дает общее представление о функциональных и бизнес-целях, которые поставлены перед продуктом.
2. Бэклог проекта
  • Описывает перечень функций, интерфейсов и возможностей проекта с делением их по ролям и системам.
  • Определяет приоритет запуска разработки каждой из перечисленных функций.

Цели предпроектного обследования

Основная цель — минимизировать риски некорректной оценки проекта, описать требования и ограничения.
Недооценка подрядчиком сложности реализации и стоимости проекта может привести к негативным последствиям.
  • Архитектура и код реализуются самым простым путем для подрядчика, но становятся пагубными для всего проекта в будущем. То есть подрядчик решает задачу на коротком отрезке легким способом с максимальной выгодой для себя, но заказчик рискует потерять возможности для развития.
  • Увеличение сроков реализации и потеря стратегических преимуществ перед конкурентами. То есть затягивание срока выхода на рынок — Time to Market, может привести к тому, что в момент запуска проект уже морально и визуально устареет.
  • Высокая вероятность разработки «в стол» и заморозки проекта. Это следствие двух предыдущих рисков, то есть запуск проекта станет нецелесообразным, а все ресурсы окажутся потраченными впустую.
Менее критичные, но также негативные риски:
  • Использование программных решений, которые будет сложно масштабировать при развитии проекта. То есть теоретически проект можно будет развивать, но количество сложностей и затраты ресурсов превысят возможные выгоды для заказчика.
  • Увеличение стоимости поддержки и развития системы. Из-за мнимой экономии на этапах проектирования и разработки, стоимость поддержки и развития ресурса станет значительно затратнее.
Вот признаки, которые говорят о том, что у проекта есть потенциальные сложности в реализации:
  1. Проект, функционал или интеграция нетиповые.
  2. У специалистов на стороне клиента не хватает компетенций, чтобы описать требования и ограничения по задачам.
  3. Подрядчик задает вопросы, на которые у заказчика нет ответов.
  4. Оценка проекта сильно разнится у разных подрядчиков.
  5. Сложно собрать и систематизировать требования со всех бизнес-заказчиков.
Чтобы устранить риски и запустить полнофункциональный проект в срок, необходимо оценить скоуп проекта.

Скоуп проекта

Scope, скоуп проекта — объем работы, который необходим для успешного создания продукта. Включает в себя план, цели, задачи и критерии оценки эффективности.
По сути, это содержание проекта, которое позволит оценить необходимые ресурсы и предусмотреть возможные риски. Задача создания скоупа — помочь команде составить план действий, разбить его на этапы, рассчитать ресурсы и затраты, отследить изменения и проконтролировать качество выполняемой работы.
Корректное исполнение скоупа проекта — результат ППО. Если перед началом проекта не проводилось обследование, скоуп редко бывает корректным, так как ни одна из сторон не обладает полным пониманием объемов и задач.
Для оценки скоупа проекта проводятся:
  • Сбор бизнес-требований.
  • Определение функциональных и нефункциональных требований.
  • Составление плана-графика работ с указанием этапов, задач и сроков.
  • Расчет предварительной сметы на основе суммирования трудозатрат специалистов.

Этапы проведения предпроектного обследования

В рамках проведения ППО исследователи отвечают на вопросы:
  • Что получит заказчик в результате реализации проекта?
  • Как работают процессы бизнеса в компании?
  • Почему заказчику стоит запустить цифровой продукт?
  • Каковы будут структура, функционал и скоуп проекта?
  • Чего ожидает заказчик от запуска проекта?
Для сбора информации используются различные методы, самые распространенные — непосредственное интервьюирование стейкхолдеров и опросы сотрудников компании.

Кто проводит ППО

Для выполнения предпроектного обследования может быть привлечен широкий спектр специалистов:
  1. Аккаунт-менеджер — организует процессы и коммуникации.
  2. Системный аналитик — проводит интервью и формализует требования в документе общего видения проекта.
  3. UX-дизайнер — готовит дизайн-концепцию.
  4. Тимлид — проводит ресерч, привлекается аналитиком для определения функциональных требований на уровне архитектуры/связи архитектуры и технических ограничений.
  5. Веб-аналитик — анализирует данные систем веб-аналитики.
  6. Продуктовый дизайнер — проводит исследования аудитории.
  7. Тестировщик — описывает тест-кейсы в рамках ограничений.
Состав команды зависит от целей и глубины проработки ППО.

Сколько времени нужно для оценки

Оценка сроков на предпроектную аналитику зависит от типа проекта и конкретной отрасли. Если проект уже существует и мы имеем опыт в исследуемой области, то команда и сроки минимальные. А если мы погружаемся в новый проект в незнакомой области, то сроки и затраты ресурсов растут.
Ниже — примерные сроки, которые требуются для предпроектного исследования.

Существующий проект

Новый проект

Подробнее о том, как мы проводим аналитику до начала проекта, читайте в статье:
- «Как мы проводим предпроектную аналитику и CustDev при разработке или редизайне интернет-магазина».

Из чего состоит ППО

В рамках исследования создается несколько типов документов предпроектного обследования:
  1. Документ Vision — общее видение проекта.
  2. Бэклог — предварительная оценка задач и приоритизация.
  3. План-график работ — сроки выполнения задач.
  4. Предварительная смета — оценка затрат на реализацию проекта.

Vision

Это краткое описание сути будущего продукта. Здесь описывается, что из себя представляет продукт, с которым придется работать, цели его создания, потребители и возможности будущей системы.
Примерная структура документа:
  1. Цели и задачи проекта.
  2. Схемы бизнес-процессов и их описание — от того, что есть сейчас, до состояния, к которому нужно прийти.
  3. Реестр функциональных требований.
  4. Описание ролей пользователей системы.
  5. Ограничения системы.
  6. Описание Use Case — диаграммы вариантов использования системы.
  7. Описание предметной области.
  8. Требования к интерфейсу пользователя — UI.
  9. Описания взаимодействий между компонентами системы и внешними системами.

Бэклог проекта

Это перечень всех функций, возможностей и интерфейсов, которые заказчик хочет видеть в проекте. Он определяет приоритет запуска разработки каждой из перечисленных функций.
При этом функционал декомпозируется по ролям и системам, то есть указывается, какую конкретно роль и задачу должна выполнять каждая функция.
По сути, бэклог — это список будущих функций, каждую из которых можно считать отдельной крупной задачей. Такой список позволяет подробно оценить трудозатраты всем участникам производственного процесса.
Мы описываем перечень всех возможностей, функций, фичей и интерфейсов, которые заказчик хочет видеть в проекте. Такой список нужен для подробной оценки каждой функции всеми участниками производственного процесса: аналитиками, UX/UI-дизайнерами, разработчиками разных специализаций, тестировщиками, менеджерами.
Для оценки удобно использовать табличную форму, где в первой колонке указывается раздел сайта или фича, а во второй — функция, в зависимости от роли.
Например:
  • пользователь — П;
  • бизнес-пользователь — БП;
  • администратор — А;
  • система — С.
Бэклог формируется в «Google Таблицах», чтобы была возможность фильтровать по ролям и приоритету.
Подобная декомпозиция используется не только для оценки ресурсов, но также может быть использована как основа для сборки Use Case для конечного пользователя
Подробнее о сценариях использования, читайте в статье:
«Use Case: сценарии использования ПО».

Архитектура проекта

Это описание комплекса программно-аппаратных компонентов будущей системы и преимуществ его использования.
При описании архитектуры можно выделить несколько уровней:
  1. Архитектурный.
  2. Концептуальный.
  3. Технологический.
  4. Программный.
  5. Аппаратно-сетевой.

План-график и смета

План-график работ — распределение по ответственным и порядок исполнения работ.
Подробнее о том, как мы планируем трудозатраты и управляем проектами, читайте в статье:
«Как управлять производством в digital и расти на 50% в обороте от года к году».
Смета — оценка затрат времени и бюджета для реализации элементов проекта.
В смете будут отражены:
  • сроки проекта;
  • стоимость каждого этапа и общая цена;
  • состав команды, которая необходима для реализации проекта;
  • спецификация работ, которые предусмотрены в рамках проекта.

В чем польза предпроектного обследования (ППО)

Отчет «Аудитория — Поведение — Новые и вернувшиеся» в Google Analytics

Для заказчика

Когда у заказчика на руках есть отчет с предпроектным обследованием, он получает объективную оценку текущего состояния проекта, на которую уже можно опираться при работе с подрядчиком, в том числе для его последующего контроля.
ППО для заказчика — это прежде всего структурированные требования к продукту и понимание оценочной стоимости работ, этапов и сроков. Клиент понимает объемы проекта, структуру продукта, состав MVP и перспективы его развития.
И уже здесь можно принимать обоснованное решение о том, чтобы продолжить работать с текущим подрядчиком, выставить проект на новый тендер или отказаться от сотрудничества.

Для исполнителя

Основная ценность для подрядчика — это лучшее понимание проекта, как со стороны необходимых затрат труда и ресурсов, так и с точки зрения задач. Проект перестает быть абстрактным, исполнитель видит перспективу — для чего нужна каждая функция в системе и какую роль она должна выполнять.
Понимание сроков и очередности реализации задач, состава команд и их целей, позволит улучшить взаимопонимание и планирование ресурсов. В моменты пиковых нагрузок исполнитель сможет заблаговременно подключить дополнительные ресурсы, чтобы избежать срыва сроков.
Это особенно важно, если на проекте работает несколько команд, например, продуктовая команда со стороны заказчика и привлеченная команда узконаправленных специалистов.
Декомпозиция решает важнейшую задачу — определение приоритетов задач и сроки их исполнения.

Для продукта и проекта

ППО значительно снижает риски провала, неисполнения обязательств или срыва сроков. Проект делится на конкретные этапы, которыми проще управлять, а результаты легче отследить.
Обследование проекта одновременно избавляет участников от излишнего оптимизма, а с другой стороны, защищает от незапланированных затрат ресурсов.

Стоит ли уделять ППО такое внимание

Мы всегда включаем предпроектное обследование в производственный цикл в том или ином виде, потому что работаем с большими и сложными проектами, многоуровневой архитектурой и нестандартными интеграциями.
ППО дает возможность:
  1. Снять неопределенность и получить формализацию процессов «как есть».
  2. Сопоставить функциональные требования реальным бизнес-процессам и оценить степень их соответствия.
  3. Сформировать единый реестр требований к проекту с возможностью их ранжирования и выделения MVP (если необходимо).
  4. Обеспечить последующую трассировку функциональных требований на все артефакты и результаты процесса разработки проекта.
  5. Уточнить бюджет и сроки реализации проекта.
  6. Улучшить планирование ресурсов.
  7. Выявить потенциальные риски для всех участников проекта.
В сухом остатке ППО это:
  • Лучшее понимание проекта любым подрядчиком.
  • Более точная оценка сроков, бюджетов и трудозатрат.
  • Снижение рисков при реализации и уменьшение количества ошибок.
  • Бэклог функционала с предварительной оценкой и приоритизацией.
В итоге предпроектное обследование — это кратная экономия времени при разработке, поскольку позволяет правильно понять задачу бизнеса, а значит, и успешно достичь ее.
Получайте полезный контент от KISLOROD в любой из мессенджеров
При переходе в одну из указанных социальных сетей, вы автоматически соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Спасибо, что дочитали до конца.
Если информация была полезна, поделитесь статьёй. Вам не сложно, нам приятно ;)

Рекомендованные статьи

Скачайте 17 точек роста и 100 + чекеров для роста конверсии и прибыли интернет-магазина
При переходе в одну из указанных социальных сетей, вы автоматически соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Мы проанализировали ведущие интернет-магазины, результаты исследований, свой опыт и собрали важные моменты в одно руководство. Делаем e-commerce лучше, поэтому не только пользуемся сами, но и делимся с вами.
Выберите удобный мессенджер и получите чек-лист прямо сейчас: