Кому нужно предпроектное обследование (ППО) и в чем его ценность

Как следует из названия, ППО проводится до запуска проекта и дает возможность руководителям и будущим исполнителям ясно и полно понять свои задачи и цели. То есть достичь взаимопонимания еще до начала работ, а не в процессе.

ППО — это целый комплекс работ, который включает в себя сбор сведений, необходимых для подготовки к проекту, разработки рекомендаций и предложений по архитектуре будущей информационной системы. На основе ППО составляются ориентировочный план-график работ и определяется бюджет проекта.

Предпроектное обследование используется на сложных проектах, когда цена ошибки слишком высока: при запуске или крупном обновлении программного продукта, а также при реализации сложной интеграции. Несмотря на то что ППО проводится еще до запуска непосредственных работ по проекту — это полноценный этап.

ППО позволяет ответить на важные вопросы:

После проведения предпроектного обследования у заказчика будут:

Основная цель — минимизировать риски некорректной оценки проекта, описать требования и ограничения.

Недооценка подрядчиком сложности реализации и стоимости проекта может привести к негативным последствиям.

Менее критичные, но также негативные риски:

Вот признаки, которые говорят о том, что у проекта есть потенциальные сложности в реализации:

Чтобы устранить риски и запустить полнофункциональный проект в срок, необходимо оценить скоуп проекта.

Scope, скоуп проекта — объем работы, который необходим для успешного создания продукта. Включает в себя план, цели, задачи и критерии оценки эффективности.

По сути, это содержание проекта, которое позволит оценить необходимые ресурсы и предусмотреть возможные риски. Задача создания скоупа — помочь команде составить план действий, разбить его на этапы, рассчитать ресурсы и затраты, отследить изменения и проконтролировать качество выполняемой работы.

Корректное исполнение скоупа проекта — результат ППО. Если перед началом проекта не проводилось обследование, скоуп редко бывает корректным, так как ни одна из сторон не обладает полным пониманием объемов и задач.

Для оценки скоупа проекта проводятся:

В рамках проведения ППО исследователи отвечают на вопросы:

Для сбора информации используются различные методы, самые распространенные — непосредственное интервьюирование стейкхолдеров и опросы сотрудников компании.

Для выполнения предпроектного обследования может быть привлечен широкий спектр специалистов:

Состав команды зависит от целей и глубины проработки ППО.

Оценка сроков на предпроектную аналитику зависит от типа проекта и конкретной отрасли. Если проект уже существует и мы имеем опыт в исследуемой области, то команда и сроки минимальные. А если мы погружаемся в новый проект в незнакомой области, то сроки и затраты ресурсов растут.

Ниже — примерные сроки, которые требуются для предпроектного исследования.

Подробнее о том, как мы проводим аналитику до начала проекта, читайте в статье:
- «Как мы проводим предпроектную аналитику и CustDev при разработке или редизайне интернет-магазина».

В рамках исследования создается несколько типов документов предпроектного обследования:

Это краткое описание сути будущего продукта. Здесь описывается, что из себя представляет продукт, с которым придется работать, цели его создания, потребители и возможности будущей системы.

Примерная структура документа:

Это перечень всех функций, возможностей и интерфейсов, которые заказчик хочет видеть в проекте. Он определяет приоритет запуска разработки каждой из перечисленных функций.

При этом функционал декомпозируется по ролям и системам, то есть указывается, какую конкретно роль и задачу должна выполнять каждая функция.

По сути, бэклог — это список будущих функций, каждую из которых можно считать отдельной крупной задачей. Такой список позволяет подробно оценить трудозатраты всем участникам производственного процесса.

Мы описываем перечень всех возможностей, функций, фичей и интерфейсов, которые заказчик хочет видеть в проекте. Такой список нужен для подробной оценки каждой функции всеми участниками производственного процесса: аналитиками, UX/UI-дизайнерами, разработчиками разных специализаций, тестировщиками, менеджерами.

Для оценки удобно использовать табличную форму, где в первой колонке указывается раздел сайта или фича, а во второй — функция, в зависимости от роли.

Например:

Бэклог формируется в «Google Таблицах», чтобы была возможность фильтровать по ролям и приоритету.

Подобная декомпозиция используется не только для оценки ресурсов, но также может быть использована как основа для сборки Use Case для конечного пользователя

Подробнее о сценариях использования, читайте в статье:
«Use Case: сценарии использования ПО».

Это описание комплекса программно-аппаратных компонентов будущей системы и преимуществ его использования.

При описании архитектуры можно выделить несколько уровней:

План-график работ — распределение по ответственным и порядок исполнения работ.

Подробнее о том, как мы планируем трудозатраты и управляем проектами, читайте в статье:
«Как управлять производством в digital и расти на 50% в обороте от года к году».

Смета — оценка затрат времени и бюджета для реализации элементов проекта.

В смете будут отражены:

Когда у заказчика на руках есть отчет с предпроектным обследованием, он получает объективную оценку текущего состояния проекта, на которую уже можно опираться при работе с подрядчиком, в том числе для его последующего контроля.

ППО для заказчика — это прежде всего структурированные требования к продукту и понимание оценочной стоимости работ, этапов и сроков. Клиент понимает объемы проекта, структуру продукта, состав MVP и перспективы его развития.

И уже здесь можно принимать обоснованное решение о том, чтобы продолжить работать с текущим подрядчиком, выставить проект на новый тендер или отказаться от сотрудничества.

Основная ценность для подрядчика — это лучшее понимание проекта, как со стороны необходимых затрат труда и ресурсов, так и с точки зрения задач. Проект перестает быть абстрактным, исполнитель видит перспективу — для чего нужна каждая функция в системе и какую роль она должна выполнять.

Понимание сроков и очередности реализации задач, состава команд и их целей, позволит улучшить взаимопонимание и планирование ресурсов. В моменты пиковых нагрузок исполнитель сможет заблаговременно подключить дополнительные ресурсы, чтобы избежать срыва сроков.

Это особенно важно, если на проекте работает несколько команд, например, продуктовая команда со стороны заказчика и привлеченная команда узконаправленных специалистов.

Декомпозиция решает важнейшую задачу — определение приоритетов задач и сроки их исполнения.

ППО значительно снижает риски провала, неисполнения обязательств или срыва сроков. Проект делится на конкретные этапы, которыми проще управлять, а результаты легче отследить.

Обследование проекта одновременно избавляет участников от излишнего оптимизма, а с другой стороны, защищает от незапланированных затрат ресурсов.

Мы всегда включаем предпроектное обследование в производственный цикл в том или ином виде, потому что работаем с большими и сложными проектами, многоуровневой архитектурой и нестандартными интеграциями.

ППО дает возможность:

В итоге предпроектное обследование — это кратная экономия времени при разработке, поскольку позволяет правильно понять задачу бизнеса, а значит, и успешно достичь ее.